電子印章憑借、便捷、可追溯的優(yōu)勢，逐漸成為政務服務、商業(yè)合作中的重要工具。但實體印章作為傳統(tǒng)憑證載體，在部分場景中仍具有不可替代的作用。如何實現(xiàn)電子印章與實體印章的并存管理，平衡效率與，成為各類市場主體與政務部門面臨的重要課題。
一、并存管理的必要性：場景適配與功能互補
電子印章與實體印章的并存，本質是對不同應用場景需求的適配。在政務服務領域，“一網通辦”平臺已實現(xiàn)電子印章在審批文件、電子證照、政府采購合同等場景的全覆蓋——企業(yè)辦理營業(yè)執(zhí)照變更、社保登記等業(yè)務時，通過電子印章可完成全流程線上簽署，無需反復跑腿提交紙質材料；但在涉及線下存檔、跨區(qū)域合作中未普及電子簽章系統(tǒng)的合作方等場景，實體印章仍需作為法定憑證使用，例如部分老舊小區(qū)改造項目的居民意見征集協(xié)議，需居民現(xiàn)場簽署實體印章文件以確保意愿真實性。
在企業(yè)經營中，二者的功能互補更為明顯。大型企業(yè)的內部審批、線上合同簽署可通過電子印章快速完成，縮短流程周期；而涉及銀行開戶、不動產登記等需線下核驗原件的場景，實體印章仍是必要環(huán)節(jié)。此外，對于初創(chuàng)企業(yè)或小微企業(yè)，在數(shù)字化轉型初期，實體印章可作為過渡工具，逐步與電子印章形成協(xié)同，避免因技術適配問題影響業(yè)務開展。這種“線上用電子、線下用實體”的模式，既符合數(shù)字化發(fā)展趨勢，又兼顧了傳統(tǒng)業(yè)務場景的需求。
二、制度先行：構建分類管理與權責明確的規(guī)則體系
實現(xiàn)電子印章與實體印章的有序并存，首要任務是建立清晰的管理制度，明確二者的使用范圍、審批流程與責任主體。
1.分類劃定使用場景
政務部門與企業(yè)需結合自身業(yè)務特點，制定《印章使用場景清單》。例如，政府部門可規(guī)定：線上政務服務平臺生成的電子文件、跨部門協(xié)同審批的流轉材料，必須使用電子印章；涉及重大項目簽約、線下存檔的紙質文件，使用實體印章。企業(yè)可明確：內部員工勞動合同、線上供應商合作協(xié)議等高頻業(yè)務用電子印章；涉及投融資合同、不動產交易等重大事項的紙質文件，用實體印章，并同步生成電子版本存檔，實現(xiàn)“實體簽章 電子存證”雙重保障。
2.統(tǒng)一審批與授權機制
無論是電子印章還是實體印章，均需納入統(tǒng)一的審批體系。對于電子印章，通過電子印章管理系統(tǒng)設置分級授權——法定代表人擁有zui高授權權限，部門負責人可獲得特定業(yè)務場景的用章授權，普通員工需發(fā)起用章申請并經審批通過后方可使用，審批記錄實時同步至區(qū)塊鏈存證，確?？勺匪?。對于實體印章，需建立“專人保管、雙人復核、登記備案”制度：印章由指定人員保管，存放于帶密碼鎖的保險柜中；使用時需填寫《實體印章使用登記表》，注明用章事由、文件名稱、使用時間，經部門負責人簽字批準后，由保管人與復核人共同開箱取章，用章后及時歸位并拍照存檔。
3.動態(tài)更新管理規(guī)范
隨著電子印章應用場景的拓展（如電子印章與電子營業(yè)執(zhí)照、電子發(fā)票的深度融合），需定期更新管理制度。例如，新增“電子印章跨平臺使用規(guī)則”，明確企業(yè)在政府采購管理服務平臺、企業(yè)服務e窗通等不同平臺使用電子印章的銜接流程；針對實體印章，補充“損壞補辦、注銷回收”條款，規(guī)定實體印章磨損后需提交原印章及相關證明材料至備案刻章公司銷毀，同時申請新印章，避免舊印章流失引發(fā)風險。
三、技術支撐：打通數(shù)據壁壘，實現(xiàn)全生命周期協(xié)同監(jiān)管
技術是保障電子印章與實體印章并存管理的核心。依托電子簽章聯(lián)盟區(qū)塊鏈、政務大數(shù)據平臺等技術底座，構建“線上線下一體化”的監(jiān)管體系。
1.電子印章全流程數(shù)字化監(jiān)管
電子印章管理系統(tǒng)已實現(xiàn)對電子印章“制作-授權-使用-注銷”全生命周期的跟蹤。系統(tǒng)與公安備案系統(tǒng)、市場監(jiān)管部門的企業(yè)信息庫實時聯(lián)動，企業(yè)申請電子印章時，系統(tǒng)自動核驗營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份信息，確保資質合規(guī)；使用電子印章簽署文件時，系統(tǒng)生成的數(shù)字簽名，包含用章時間、用章主體文件內容哈希值等信息，同步上傳至區(qū)塊鏈，不可篡改。同時，系統(tǒng)支持“一鍵驗章”功能，合作方通過掃描文件上的二維碼，即可在官方平臺查詢印章備案信息與用章記錄，驗證文件真?zhèn)巍?/span>
2.實體印章智能化溯源管理
為解決實體印章“使用難追溯、風險難防控”的問題，部分企業(yè)與政務部門已引入智能印章設備。智能印章內置芯片與定位模塊，每次使用時需通過人臉識別或密碼驗證，設備自動記錄用章時間、地點、文件影像，并將數(shù)據上傳至管理平臺；若出現(xiàn)未經授權的用章操作，設備會立即鎖定并推送預警信息至管理人員。此外，實體印章的刻制、補辦、注銷均需通過北京公安機關備案系統(tǒng)完成，備案信息與電子印章管理系統(tǒng)互通——企業(yè)注銷實體印章時，需先在電子系統(tǒng)提交注銷申請，經核驗無未辦結用章業(yè)務后，方可到備案刻章公司辦理銷毀，實現(xiàn)“實體印章狀態(tài)與電子備案信息同步更新”。
3.數(shù)據互通與場景融合
正推動電子印章與實體印章的信息互通，例如在政務服務中，企業(yè)使用實體印章簽署的紙質文件，可通過OCR識別、人工核驗后生成電子掃描件，關聯(lián)對應的電子印章備案信息，存入政務大數(shù)據平臺，實現(xiàn)“紙質文件電子化存檔、電子信息可追溯”；在企業(yè)合作中，線上簽署的電子合同若需線下補充條款，可打印電子合同并加蓋實體印章，同時在電子印章系統(tǒng)中更新合同版本，標注實體簽章的內容與時間，確保線上線下文件的一致性。
四、風險防控：筑牢防線，避免管理漏洞
電子印章與實體印章并存，需防范“電子印章被冒用、實體印章被盜用”的雙重風險，北京從技術、管理、人員三個維度構建屏障。
1.技術層面：多重加密與身份核驗
電子印章采用國家密碼管理局認可的SM4加密算法，確保數(shù)字簽名的性；使用時需通過多因素認證（如法定代表人手機驗證碼 人臉識別），防止賬號被盜用。實體印章的智能設備除了定位與影像記錄功能，還具備防拆解、防復制設計，避免印章被私自仿刻；部分設備支持遠程鎖定，管理人員可在發(fā)現(xiàn)異常時，通過管理平臺實時凍結印章使用權限。
2.管理層面：定期審計與風險排查
政務部門與企業(yè)需每月開展印章使用審計——通過電子印章管理系統(tǒng)導出用章記錄，核對用章事由與審批流程是否匹配；檢查實體印章使用登記表，確認每一次用章均有完整的審批手續(xù)與影像存檔。同時，每季度開展風險排查，重點檢查電子印章授權是否超范圍、實體印章保管是否符合規(guī)范，對發(fā)現(xiàn)的漏洞及時整改，例如收回離職員工的電子印章授權、更換磨損的實體印章保管保險柜密碼。
3.人員層面：加強培訓與責任意識
針對不同崗位人員開展專項培訓：對印章保管人員，培訓智能印章設備的操作方法、應急處理流程（如設備故障時的備用簽章方案）；對業(yè)務部門員工，講解電子印章與實體印章的使用場景差異、用章申請流程，避免因操作失誤導致用章無效；對管理人員，培訓印章風險識別技巧，例如如何通過區(qū)塊鏈存證記錄排查異常用章行為。同時，明確“誰審批、誰負責，誰用章、誰擔責”的責任機制，若因違規(guī)用章引發(fā)法律糾紛，將追究相關人員責任，從源頭杜絕僥幸心理。
數(shù)字化轉型的背景下，電子印章與實體印章的并存不是過渡狀態(tài)，而是長期適配不同場景需求的必然選擇。通過“制度明確使用邊界、技術實現(xiàn)協(xié)同監(jiān)管、防控筑牢防線”的管理模式，既能發(fā)揮電子印章在提升政務服務效率、降低企業(yè)經營成本中的優(yōu)勢，又能保障實體印章在傳統(tǒng)場景中的合法性與性。?
